Privacyverklaring vereniging

Versie 1.0 | Laatst bijgewerkt: 11 juni 2025 | Volgende evaluatie: Mei 2026

1. Contactgegevens

TTV Het Markiezaat is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
TTV Het Markiezaat
Adres: Staakberg 4c, 4613 BL Bergen op Zoom
Website: www.ttvhetmarkiezaat.nl
E-mail: secretaris@ttvhetmarkiezaat.nl

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

TTV Het Markiezaat verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld bij het aangaan van uw lidmaatschap. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
Geboortedatum
Geslacht
Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
Bankrekeningnummer (voor incasso van lidmaatschapsgelden)
Bondsnummer NTTB (Nederlandse Tafeltennisbond)
Gegevens over uw spelactiviteiten en competitieprestaties
Foto’s en/of video’s (indien hiervoor toestemming is gegeven)
Gegevens over trainingen die u volgt
Lidmaatschapshistorie
Gezinssamenstelling (voor gezinsreductie)

3. Doeleinden van de gegevensverwerking en wettelijke grondslagen

TTV Het Markiezaat verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, waarbij voor elk doel de wettelijke grondslag wordt vermeld:

Verwerkingen op basis van uitvoering overeenkomst (lidmaatschap):
- Het afhandelen van uw lidmaatschap en de daarbij behorende administratie
- Incasso van contributie, inschrijfgelden en andere betalingen
- Het toepassen van gezinsreductie op contributie
- Het registreren bij de Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB)
- Het organiseren van wedstrijden, competities en toernooien
- Het bijhouden en publiceren van wedstrijduitslagen en rankinglijsten
- Het voeren van de ledenadministratie
- Het organiseren van trainingen
- Communicatie met leden over verenigingsactiviteiten die direct verband houden met het lidmaatschap
- Het bijhouden van lidmaatschapshistorie voor administratieve doeleinden
- Het bijhouden van historische spel- en competitiestatistieken voor sporthistorische doeleinden

Verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang:
- Toegangsbeheer voor het clubgebouw via het slim slot-systeem
- Weergave van namen op schermen tijdens interne toernooien
- Gebruik van namen in trainingsverband
- Weergave van historische kampioensfoto’s met namen in de kantine

Voor deze verwerkingen heeft u het recht om bezwaar te maken via secretaris@ttvhetmarkiezaat.nl.

Verwerkingen op basis van toestemming:
- Het maken en publiceren van foto’s en video’s op internet, social media, in de krant en op onze website
- Het maken en publiceren van foto’s en video’s in de kantine en op interne schermen in de zaal
- Deelname aan WhatsApp community (vrijwillig)
- Het delen van uw verjaardag met andere leden
- U benaderen na beëindiging van uw lidmaatschap voor reünies of bijzondere gebeurtenissen
- Het beschikbaar stellen van uw naam en e-mailadres aan sponsors
- U benaderen voor sportieve activiteiten van derden
- Het ontvangen van nieuwsbrieven met commerciële inhoud

U kunt uw gegeven toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar secretaris@ttvhetmarkiezaat.nl. Het intrekken van de toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.

4. Belangenafweging gerechtvaardigd belang

Voor verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang hebben wij een belangenafweging gemaakt waarbij wij hebben geconstateerd dat ons belang om deze gegevens te verwerken zwaarder weegt dan de privacy-impact voor u. Deze belangenafwegingen zijn beschikbaar op verzoek via secretaris@ttvhetmarkiezaat.nl.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

TTV Het Markiezaat deelt uw persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of op basis van uw toestemming. Wij delen gegevens met de volgende ontvangers:

Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB): voor de verwerking van uw lidmaatschap en deelname aan competities
Andere leden van de vereniging: voor competitiedoeleinden (naam, telefoonnummer, bondsnummer, e-mailadres)
WhatsApp (Meta): voor deelname aan WhatsApp community (alleen bij vrijwillige deelname)
Leveranciers van het slim slot-systeem: voor toegangsbeheer (met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten)
IT-partner Studio Code Rood: voor het faciliteren van onze interne organisatie, zoals het bijhouden van wedstrijdresultaten en de interne competitie (met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten)
Microsoft SharePoint (Office 365): voor dagelijkse back-ups van de ledenadministratie en documentbeheer (verwerkersovereenkomst afgesloten)
Sponsors: uitsluitend indien hiervoor toestemming is gegeven
Betaaldienstaanbieders: voor de verwerking van contributies en andere betalingen

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (verwerkers) sluiten wij verwerkersovereenkomsten af. Daarin leggen we afspraken vast om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

6. Bewaartermijnen

TTV Het Markiezaat bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld. Hieronder vindt u de bewaartermijnen die wij hanteren:

Gegevens voor de ledenadministratie: gedurende het lidmaatschap plus 2 jaar na beëindiging (voor eventuele her-aanmelding)
Historische ledengegevens: naam en lidmaatschapsperiode mogen permanent worden bewaard voor historische en statistische doeleinden
Demografische gegevens (geboortejaar, geslacht): permanent bewaard voor historische verenigingsanalyses
Historische speelgegevens: permanent bewaard voor sporthistorische doeleinden
Fiscale gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
Slim slot toegangsgegevens: gedurende het lidmaatschap
E-mailadres voor oud-leden activiteiten: maximaal 10 jaar na beëindiging van het lidmaatschap (alleen met toestemming voor reünies)
Foto’s en video’s: maximaal 2 jaar na publicatie, tenzij deze van historische waarde zijn voor de vereniging
Gezinsreductie-gegevens: gedurende het lidmaatschap plus 2 jaar na beëindiging

7. Verwerkingsregister

Conform de AVG houden wij een register bij van alle verwerkingsactiviteiten. Dit register bevat informatie over de doeleinden van de verwerking, de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, en de ontvangers. Dit register is op verzoek beschikbaar via secretaris@ttvhetmarkiezaat.nl.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

TTV Het Markiezaat neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Maatregelen die wij nemen zijn onder andere:

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot geautoriseerde personen
Personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsplicht
Digitale systemen zijn beveiligd met wachtwoorden en, waar mogelijk, tweefactorauthenticatie
Regelmatige evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen
Dagelijkse back-ups worden beveiligd opgeslagen in Microsoft SharePoint
Toegang tot back-up systemen is beperkt tot geautoriseerde personen

9. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: U heeft het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
Recht op rectificatie: U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht op verwijdering: U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld, wanneer u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking, wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking, of wanneer de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt.
Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen in bepaalde situaties, zoals wanneer u de juistheid van de gegevens betwist of wanneer u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.
Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.

U kunt een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar secretaris@ttvhetmarkiezaat.nl. Wij zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op uw verzoek reageren. Als het verzoek complex is of als u meerdere verzoeken indient, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij stellen u in dat geval binnen één maand op de hoogte van de verlenging en de reden daarvan.

Wanneer u een verzoek indient om uw rechten uit te oefenen, ontvangt u van ons binnen één week een ontvangstbevestiging van uw verzoek. Om uw identiteit en privacy te beschermen, kunnen wij u vragen om aanvullende documentatie te verstrekken (zoals een kopie van een geldig legitimatiebewijs, waarbij uw pasfoto en BSN-nummer onleesbaar zijn gemaakt) voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

TTV Het Markiezaat neemt geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, welke rechtsgevolgen hebben voor u of u anderszins in aanmerkelijke mate raken.

11. Datalek procedures

In geval van een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u hierover binnen 72 uur informeren. Datalekken worden conform de AVG binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het datalek waarschijnlijk niet zal resulteren in een risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.

12. Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens

Indien u klachten heeft over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via secretaris@ttvhetmarkiezaat.nl. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Als dit niet lukt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap.

13. Gegevensverwerking bij websitebezoek en cookies

Voor cookies en het gebruik van onze website hanteren wij een apart cookie- en privacybeleid. Dit is beschikbaar via de cookiebanner op onze website: www.ttvhetmarkiezaat.nl

Voor vragen over cookies kunt u contact opnemen via secretaris@ttvhetmarkiezaat.nl

14. Gegevensoverdracht buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

TTV Het Markiezaat streeft ernaar om uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Soms kan het echter nodig zijn om persoonsgegevens over te dragen aan landen buiten de EER, bijvoorbeeld:

Bij vrijwillige deelname aan onze WhatsApp community (Meta/WhatsApp heeft servers buiten de EER)
Wanneer een van onze verwerkers of dienstverleners in een dergelijk land is gevestigd

Wanneer wij persoonsgegevens doorgeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), doen wij dit uitsluitend indien sprake is van een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld door het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of adequacy decisions.

15. Gegevens van minderjarigen

TTV Het Markiezaat heeft ook leden die jonger zijn dan 16 jaar. Als u jonger bent dan 16 jaar, is toestemming van een ouder of voogd vereist voor alle verwerkingen van uw persoonsgegevens.

Voor het lidmaatschap van minderjarigen onder de 16 jaar vragen wij daarom altijd toestemming van een ouder of voogd. Leden van 16 jaar en ouder kunnen zelf toestemming geven voor alle verwerkingen van hun persoonsgegevens, inclusief het publiceren van foto’s of video’s.

16. Wijzigingen in deze privacyverklaring

TTV Het Markiezaat kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen worden op onze website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Bij ingrijpende wijzigingen in deze privacyverklaring informeren wij onze leden en betrokkenen proactief per e-mail.

De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze privacyverklaring vermeld.

17. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

TTV Het Markiezaat
t.a.v. Secretaris
Staakberg 4c, 4613 BL Bergen op Zoom
E-mail: secretaris@ttvhetmarkiezaat.nl

18. Functionaris Gegevensbescherming

Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld, omdat wij niet op grote schaal bijzondere of gevoelige persoonsgegevens verwerken, en dit volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet verplicht is voor onze organisatie.